I buoni pasto elettronici rappresentano l’evoluzione dei buoni cartacei. Vengono caricati su una card elettronica e possono essere utilizzati esattamente nello stesso modo dei ticket classici. Ecco una pratica guida sui buoni pasto elettronici, per aiutarti a capire come funzionano e come si usano.
I buoni pasto elettronici sono l’alternativa pratica e conveniente ai buoni pasto cartacei: sicuri, facili da usare, sono spendibili in tutti gli esercizi convenzionati che li accettano come metodo di pagamento. Scopri tutto quello che c’è da sapere sui buoni pasto elettronici.
- Cosa sono i buoni pasto elettronici?
- Buoni pasto elettronici: qual è il trattamento fiscale?
- Come funzionano i buoni pasto elettronici?
- Come si ricaricano i buoni pasto elettronici?
- Come attivare i buoni pasto elettronici?
- Per gli esercizi commerciali: come accettare i buoni pasto elettronici?
Cosa sono i buoni pasto elettronici?
Spesso le aziende, per migliorare le politiche di welfare aziendale, offrono ai dipendenti tutta una serie di benefit che risultano vantaggiosi sia per le imprese stesse, sia per i dipendenti.
Uno dei benefit più diffusi, insieme al telefono e all’auto aziendale, è rappresentato dai buoni pasto: un vero e proprio servizio sostitutivo di mensa che viene erogato ai lavoratori che si trovano a mangiare spesso fuori casa a causa del lavoro.
Fin dalla loro comparsa, i buoni pasto sono stati erogati al dipendente sotto forma di voucher numerati raccolti in carnet. L’uso sempre più diffuso della moneta elettronica, la necessità di sprecare meno carta e la maggiore praticità delle carte elettroniche hanno portato, negli anni, a un’evoluzione questo strumento di pagamento. Così i buoni pasto cartacei sono diventati elettronici.
I buoni pasto elettronici, quindi, sono dei buoni pasto dematerializzati, che funzionano nella stessa maniera e possono essere usati nello stesso modo dei buoni cartacei.
Oggi, sono sempre di più le aziende che, per andare incontro alle esigenze aziendali e dei lavoratori, scelgono di abbandonare i ticket cartacei per offrire ai propri dipendenti quelli elettronici. Si tratta, infatti, di una soluzione che offre maggiori vantaggi rispetto a questi ultimi, dai costi di acquisto e di gestione alle tasse.
Il loro utilizzo è regolamentato dalla stessa normativa che regolamenta l’uso dei buoni pasto cartacei: il Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico n°122 del 2017.
Differenza tra buoni pasto elettronici e buoni cartacei
Anche se il principio di funzionamento dei buoni pasto elettronici è lo stesso dei cartacei, ci sono comunque delle differenze tra i due mezzi di pagamento. Vediamo quali sono le principali:
- i buoni pasto elettronici vengono caricati su una carta elettronica con microchip o banda magnetica, invece di essere raccolti in carnet;
- la soglia di esenzione dalla tassazione retributiva e contributiva è più alta rispetto a quella fissata per i cartacei;
- con i buoni pasto elettronici si può tenere traccia delle spese e dei pagamenti effettuati con questi ultimi;
- il datore di lavoro può decidere di limitare l’utilizzo dei buoni pasto elettronici che hanno la funzione di mensa aziendale diffusa (ad esempio, potrebbe ridurre la soglia di cumulabilità, oppure limitarne l’uso alle sole giornate lavorative);
- in caso di smarrimento della card su cui sono caricati i buoni, è possibile bloccarla, richiederne una nuova e recuperare tutti i buoni pasto perduti.
Quello che rimane uguale, invece, rispetto ai buoni cartacei è:
- il numero di buoni erogato mensilmente, che dipende sempre dai giorni effettivamente lavorati dal dipendente;
- la possibilità di cumularli: come per i buoni cartacei, anche i buoni elettronici sono cumulabili fino a un massimo di 8 ticket al giorno;
- la possibilità di utilizzarli presso qualsiasi esercizio commerciale convenzionato per acquistare pasti già pronti da consumare;
- il fatto che, per il lavoratore, non ci sia un limite di spesa, se non quello dato dal numero di buoni cumulabili;
- il divieto di utilizzo della card da parte di persone diverse dal titolare;
- il divieto di convertire il buono digitale in denaro contante.
Alcune delle maggiori differenze tra buoni pasto elettronici e cartacei rappresentano anche alcuni dei vantaggi dell’uso dei primi rispetto all’impiego dei secondi: se i buoni pasto cartacei hanno una soglia di esenzione dal reddito imponibile di soli 4 euro, quelli elettronici non concorrono alla formazione del reddito fino a che non superano gli 8 euro a ticket.
Ciò significa ottenere un risparmio notevole, anche rispetto al versamento dei buoni pasto direttamente in busta paga, e avere a disposizione buoni che garantiscono un maggiore potere d’acquisto.
Inoltre i ticket elettronici non si deteriorano e sono meno soggetti a furti e smarrimenti.
Buoni pasto elettronici: qual è il trattamento fiscale?
I buoni pasto elettronici sono soggetti allo stesso trattamento fiscale dei ticket restaurant cartacei. Ciò significa che, come i buoni pasto cartacei, vengono considerati fringe benefit e tassati allo stesso modo.
Cosa significa questo? Significa che hanno diritto all’esenzione fiscale fino al tetto massimo stabilito dalla legge, che per i buoni pasto elettronici è stata fissata dalla Legge di Bilancio 2020 a 8 euro.
Questo vuol dire che un lavoratore dipendente che riceva dal datore di lavoro buoni pasto di importo inferiore agli 8 euro non dovrà pagare le tasse né versare i contributi previdenziali.
L’adozione dei buoni pasto elettronici comporta vantaggi e agevolazioni fiscali anche per l’azienda, non solo per i suoi collaboratori. Come accade per i lavoratori, infatti, anche per il datore di lavoro i buoni elettronici sono esentasse fino alla soglia di 8 euro a ticket e non dovrà versare né INPS, né IRAP.
Per le aziende che erogano ai collaboratori i buoni pasto elettronici alla totalità dei lavoratori o a una categoria omogenea degli stessi, anche per rispettare gli accordi stabiliti dal CCNL e dalla contrattazione coi sindacati, gli importi spesi per acquistarli sono deducibili al 100%. Un altro vantaggio per le imprese è l’IVA agevolata al 4% sul loro acquisto.
Come funzionano i buoni pasto elettronici?
Il funzionamento dei buoni pasto elettronici è estremamente semplice. Più semplice, forse, rispetto all’utilizzo dei buoni cartacei.
Per usarli, infatti, non serve staccarli dal blocchetto e firmarli: al momento di pagare, basta consegnare la propria carta elettronica all’esercente, che la inserirà nell’apposito POS e scalerà l’importo dovuto.
A pagamento avvenuto, il POS rilascia uno scontrino su cui è indicato lo stato della transazione (se è andata o meno a buon fine), il valore dei buoni utilizzati e il numero di buoni residui.
Nel caso il valore dei buoni spesi sia inferiore all’importo dovuto, sullo scontrino verrà anche registrato il contributo in denaro da versare. Come per gli acquisti fatti con i buoni cartacei, anche quelli effettuati con buoni elettronici non danno diritto a ricevere il resto, se l’importo dei buoni utilizzati supera quello dovuto.
Anche con i buoni elettronici si può fare la spesa oppure acquistare pasti già pronti durante la pausa pranzo negli esercizi convenzionati (bar, ristoranti, tavole calde, self- service, gastronomie, supermercati).
Tra i prodotti che si possono comprare non ci sono solo i pasti pronti, ma anche generi alimentari di vario tipo. Restano esclusi, solitamente, i prodotti non alimentari e gli alcolici.
Grazie alla App Buoni Up Day, è possibile tenere traccia delle spese effettuate con i buoni pasto elettronici, dell’importo ancora disponibile sulla card e generare un codice che permette di pagare presso gli esercenti abilitati senza portarsi dietro la card.
Sia la App, che il portale utilizzatori Up Day offrono la possibilità di trovare i locali dove si possono spendere i buoni pasto erogati dalla propria azienda e di sapere se accettano o meno i ticket elettronici.
Come si ricaricano i buoni pasto elettronici?
Per poterli utilizzare, i buoni pasto elettronici devono essere caricati sull’apposita carta.
Ricaricare periodicamente i buoni pasto elettronici è, per l’azienda, molto semplice.
Mentre in passato il dipendente riceveva un nuovo carnet di ticket all’inizio di ogni mese, con i buoni pasto elettronici è sufficiente che la card venga usata in uno qualsiasi dei POS abilitati per effettuare l’operazione di ricarica. Ciò sarà possibile solo dopo che il datore di lavoro avrà stabilito la quantità di buoni che spetta al collaboratore, facendo il calcolo dei giorni lavorativi del mese precedente, e avrà caricato l’importo corrispondente sulla carta.
Al termine dell’operazione, il POS emetterà uno scontrino in cui viene specificato il numero di buoni caricati sulla card.
I POS per i buoni pasto elettronici dove effettuare la ricarica si trovano sia negli esercizi convenzionati, sia negli uffici preposti della propria azienda.
Come attivare i buoni pasto elettronici?
Le modalità di attivazione dei buoni pasto in formato elettronico coincidono con quelle di ricarica.
Dopo che l’azienda ha deciso di erogargli i buoni pasto elettronici, al dipendente viene consegnata una tessera elettronica personale che riporta i seguenti dati:
- il codice fiscale o la ragione sociale del datore di lavoro e della società emettitrice;
- il valore facciale espresso nella valuta corrente;
- il termine di utilizzo (scadenza);
- un codice identificativo che sostituisce l’obbligo di firma.
La card viene consegnata già attiva, ma senza che su di essa siano ancora stati caricati i buoni pasto. Per conoscere lo stato della card, occorre comunque registrarla sul portale o sull’App della società emettitrice, così da avere tutte le informazioni su di essa e sul numero di buoni che si ha diritto a ricevere.
Affinché i ticket elettronici vengano caricati sulla nuova card, bisogna poi recarsi presso l’ufficio preposto della propria azienda o presso uno degli esercenti convenzionati e chiedere che venga effettuata l’operazione di ricarica.
Per gli esercizi commerciali: come accettare i buoni pasto elettronici?
A differenza del buono pasto cartaceo, che può essere accettato dagli esercenti affiliati semplicemente ritirandolo dal cliente al momento del pagamento, per poter accettare i buoni pasto elettronici un esercente deve essere in possesso di uno speciale POS, dedicato solamente a questo tipo di operazione o di un Sistema integrato di lettura alle casse.
Dopo aver stipulato il contratto di convenzione con la società emettitrice dei buoni, sarà lei stessa a fornire all’esercizio il terminale per i buoni pasto elettronici. Da qualche anno, grazie ad un accordo raggiunto tra alcune delle società che si occupano di emettere i buoni pasto, con un solo POS è possibile accettare i buoni elettronici non solo di Day, ma anche di altre realtà che operano in questo settore.
Una volta in possesso del POS, si potranno accettare con facilità i pagamenti effettuati tramite i buoni pasto: sarà sufficiente inserire la card del cliente all’interno del terminale e selezionare l’importo dovuto per far partire la transazione. I buoni scalati dalla carta saranno immediatamente trasmessi alla società che li emette.
Un’operazione molto più snella, rispetto a quella che si effettua per ritirare i buoni cartacei, che per essere validati devono essere inviati alla società emettitrice oppure scansionati uno per uno con l’apposita App.
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